فؤاد عبدالله الحمد

عزيزي القارئ الكريم..

التخطيط (بالإنجليزيّة: Planning) هو عبارة عن عملية تَهتمُّ بإعداد الخُطط الخاصّة بشيءٍ معين، ويُعرَّف التخطيط بأنّه صياغة فَرضيّاتٍ حول وضعٍ مُعيّن، ويعتمد على استخدام تفكير دقيق؛ بهدف اتخاذ القرار المُناسب حول تطبيق سلوكٍ ما في المستقبل.من التّعريفات الأخرى للتخطيط هو نَشاطٌ يُطبّقه كافة الأفراد في أغلب الشؤون العامة، ويَعتمدُ على إعداد خُطّةٍ ذهنيّة قبل تحويلها إلى خُطة حقيقيّة؛ أي الحِرص على التفكير قبل المُباشرة بالعمل.

والتخطيط هو وضع خطة استباقية يتم خلالها اختيار الاساليب والطرق لتحقيق الاهداف المتوخاة. كما أن التخطيط هو التفكير والتدبير والتقرير مسبقا بما يجب عمله لتحقيق أهداف معينة .وهو عملية تسبق التنفيذ.ولا يمكن مواجهة وضعيات التدريس الا بوضع تخطيط محدد لمختلف الانشطة التربوية المقررة وتحديد الاستراتيجيات اللازمة لتنفيذه.

وهو العملية المتصلة المستمرة التي تتضمن أساليب البحث الاجتماعي ومبادئ وطرق التربية وعلوم الإدارة والاقتصاد، وغايتها أن يحصل الطالب على تعليم كافي ذو أهمية واضحة وعلى مراحل محددة، وأن يتمكن كل فرد في المجتمع على الحصول على فرصة تعليمية ينمي بها قدراته ويسهم إسهاماً فعالاً بكل ما يستطيع في تقدم بلاده في شتى النواحي الاجتماعية والاقتصادية والثقافية. وهو – أيضاً – التفكير مسبقا في ما يجب عمله لتحقيق أهداف معينة.وهو عملية تسبق التدبير.

إذاً التخطيط هو وضع خطة عمل محددة ومحكمة لمختلف الأنشطة المراد إنجازها في فترة زمنية محددة.

التخطيط السنوي؟

يمكن تعريف التخطيط السنوي على أنه عملية تحديد خارطة طريق أعمال لمنظمتك وموظفيك. يمكن اعتبارها أيضًا خطة مالية للمنظمة خلال للعام ، وتتألف من سلسلة من المعالم التي تساعد على المضي قدمًا بالخطة من خلال العديد من المهام التي تؤدي إلى رؤية أوسع للمكان الذي تهدف المنظمة إلى تحقيقه بحلول نهاية العام

 يجب على المنظمات عقد جلسات التخطيط لمراجعة أداء العام الماضي ، وكذلك الأهداف والإنجازات المحددة. ستساعد هذه الجلسات في تحليل التوقعات والنتائج من العام السابق من أجل إنشاء خطة سنوية تمنح كل فرد في المؤسسة إحساسًا بالمكان الذي يتجه إليه ، والمكان الذي يريدون أن يكونوا فيه بعد اثني عشر شهرًا من الآن.

هل التخطيط السنوي هو نفسه التخطيط الاستراتيجي؟

 التخطيط الاستراتيجي يدور حول تحديد الأهداف للحفاظ على رؤية المنظمة . يتعلق الأمر بإنشاء إستراتيجية يكون فيها المنتج النهائي عبارة عن خطة طويلة الأجل تتضمن تحديد الأهداف ، بالإضافة إلى تحديد كيفية تحقيق هذه الأهداف بالضبط. تتضمن عملية التخطيط الاستراتيجي اختيار منهجية ، وتقييم الموارد ، وتلقي التعليقات من أصحاب المصلحة الخارجيين والداخليين. يمكن أيضًا تنفيذ خطة إستراتيجية على مدار سنوات ، وليس بالضرورة خلال عام عمل واحد.

 ببساطة ، ستحدد الخطة الاستراتيجية إطار عمل المنظمة للمضي قدمًا في مهمتها. يمكن أن تتضمن الخطة السنوية أهدافًا مرتبطة بشكل مباشر بالخطة الإستراتيجية ولكنها مرتبطة إلى حد كبير بعملية الموافقة على الميزانية لسنة العمل التالية ، وعلى هذا النحو ، عادة ما يتم التخطيط السنوي من قبل القيادة أو المديرين.

 أهداف التخطيط السنوي أو لماذا التخطيط السنوي مهم؟

تعد الخطة السنوية المصممة جيدًا فرصة لتحديد الاتجاه العام لمنظمتك. يمكن أن يساعد أيضًا في تمكين الفريق من خلال توفير الإحساس بالتوجيه. دعنا نلقي نظرة على الفوائد الأكثر صلة بالتخطيط السنوي:

يولد التخطيط السنوي الكفاءة لأنه يدور حول الأداء.

يساعد على تحديد ما هو حاسم لتحقيقه على مدار العام.

إنه يوفر قيادة واضحة للموظفين ويساعد في الحفاظ على قوة العمل موحدة.

يكتسب الموظفون إحساسًا واضحًا بالاتجاه في إداراتهم وأدوارهم.

يمكن للخطة السنوية حشد منظمة بأكملها حول الأهداف. يمكن أن يوفر أيضًا ارتباطًا أقوى بالخطة الإستراتيجية للمنظمة .

ما الذي تتضمنه الخطة السنوية ؟

بشكل عام ، ستحتوي الخطة السنوية على العناصر التالية

الأهداف. قبل أن تتمكن من التطلع إلى الأمام ، من المهم أن تنظر إلى الوراء. لهذا ، من المستحسن مراجعة أهدافك SMART (محددة ، قابلة للقياس ، قابلة للتحقيق ، ذات صلة ، محددة زمنيًا) ، يمكن أن تساعد في توضيح الأفكار وتركيز الجهود وضمان استخدام الموارد بأكثر الطرق إنتاجية. تذكر أن خطتك السنوية يجب أن تحمل أيضًا ارتباطًا قويًا بالأهداف الإستراتيجية لمنظمتك .

الميزانية. العناصر المالية هي مفتاح التخطيط السنوي ، لذلك من المهم أن تأخذ في الاعتبار التوقعات للأشهر الـ 12 القادمة. ستساعدك هذه التوقعات على تخطيط الموارد والتدفق النقدي وتحديد أفضل مسار للعمل والتوقيت للمشاريع الفردية.

التوقعات والمسؤوليات الواضحة. يجب تحديد الأهداف بوضوح ، مع الإشارة إلى الفرق أو الأفراد أو الأقسام التي ستكون مسؤولة عن تنفيذ المهام. يجب أن تكون التوقعات واضحة بشكل استثنائي للمتعاونين. أيضًا ، يمكن أن يساعد العمل مع مؤشرات محددة في إبقاء الفرق على المسار الصحيح لأنها تساعد في توفير رؤية لما تعمل عليه الفرق والأفراد الآخرون. الأمر كله يتعلق بالحفاظ على قوة العمل دافعًا وواضحًا تمامًا فيما يتعلق بمن هو المسؤول عن ماذا.

 الجداول الزمنية. عند قياس الأداء ، من المهم أن تفهم مدى نجاح منظمتك من حيث تحقيق الأهداف في المواعيد النهائية. قسّم أهدافك إلى مهام وحدد مواعيد نهائية.

 خطط الطوارئ. كما ستأخذ خطة سنوية جيدة الصياغة في الاعتبار حالات الطوارئ. من الجيد دائمًا التفكير في سيناريوهات بديلة ، مثل ماذا سيحدث إذا أصبح التدفق النقدي لديك فجأة معرضًا للخطر؟

 القيم والرسالة. من المفيد أيضًا مراعاة الرؤية المستقبلية الطموحة لمنظمتك عند العمل على خطتك السنوية.

 التخطيط السنوي الخطط الإستراتيجية :

عندما يتعلق الأمر بإدارة الخطط السنوية والخطط الإستراتيجية ، يجب أن تكون على رأس كل شيء. يمكن أن تساعد استراتيجية التخطيط السنوية القوية في بناء رؤية استراتيجية أوسع للمنظمة وتحديد الاتجاه العام لخارطة طريق الأعمال للأشهر الـ 12 المقبلة. ومع ذلك ، كما تعلم بالفعل ، تستلزم هذه العملية تتبع المعلومات الهامة. قد تكون هذه عملية مرهقة وصعبة ، ولكنها تصبح أسهل عند استخدام الأدوات المناسبة.

 يمكن أن تكون برامج إدارة المشاريع حليفًا قويًا لمديري المشاريع. Instagantt ، على سبيل المثال ، يسمح لك بالحفاظ على مركزية المعلومات. يمكنك تخزين المعلومات المهمة المتعلقة بالمنظمة وتحديثها ومشاركتها والوصول إليها ومراجعتها بسرعة في مكان واحد. مع Instagantt ، يمكنك تتبع ميزانيتك وتبسيط خطة عملك ، والتأكد من أنك وفريقك على المسار الصحيح. علاوة على ذلك ، يمكنك استخدام نفس الأداة لتتبع خططك الإستراتيجية وخططك السنوية ، مما سيساعد على زيادة الشفافية عبر المؤسسة ، وتتبع النتائج الرئيسية التي تحاول تحقيقها ، وتصور التقدم والأداء في جميع الأوقات . باستخدام الأدوات والعمليات المناسبة ، يمكنك إنشاء وتنفيذ استراتيجية سنوية قوية.

لماذا تعتبر خطة العمل السنوية مهمة للغاية؟

يساعد التخطيط السنوي على تحديد ما هو مهم لتحقيق الأهداف وقيادة الأداء. كما أنه يساعد في الحفاظ على قوة العمل موحدة ويمكن استخدامه لتحفيز الموظفين والاحتفاظ بهم. يمكن أن تساعدك الخطة السنوية المكتوبة جيدًا في تحديد الاتجاه لمنظمتك مع تزويد الفريق بإحساس الاتجاه

 كلمة أخيرة

يمكن أن توفر لك الخطة السنوية الفعالة كل ما يحتاجه عملك لتحقيق أهدافه ودفع الرؤية الإستراتيجية للمنظمة . تأكد من منح نفسك الوقت الكافي لإنشاء الخطة السنوية ، لأنها ليست مهمة صغيرة. بشكل عام ، يجب أن تتوقع قضاء عدة أسابيع في صياغة الخطة وتحديد مؤشرات الأداء الرئيسية.